Implementação dos Processos de Gestão de Portfólio

Por que implementar processos de gestão de portfólio

Os processos de gestão de portfólio normalmente começam nas organizações em nível departamental, ou associados a uma unidade de negócio, como resposta a problemas, conflitos, restrição de recursos ou incertezas. Uma abordagem estruturada para implementação pode agregar valor de longo prazo tanto para a unidade de negócio quanto para toda a organização.

As 4 etapas da implementação

1. Avaliar o estado atual do processo de gestão de portfólio. Essa etapa identifica lacunas relacionadas a conhecimento, processos, estrutura organizacional, alinhamento dos componentes e procedimento de reporte. Ela avalia:

• O conhecimento existente quanto a gestão estratégica, governança, comunicação, gestão de riscos e gestão de desempenho.
• Se os processos existentes suportam a visão, missão, estratégia e objetivos organizacionais.
• A maturidade e adequação da estrutura e dos recursos.
• Se os componentes atuais estão alinhados aos objetivos estratégicos.
• Os processos e procedimentos atuais de reporte do portfólio.

Ela também considera o grau de comprometimento do conselho administrativo, executivos e alta gestão; o nível de satisfação com as práticas atuais; os objetivos e necessidades de comunicação da organização; informações incorretas ou desalinhadas que precisam ser tratadas; as práticas existentes de gestão de projetos, programas, portfólio e operações; e o entendimento da visão organizacional de curto e longo prazo. O OPM3® é um exemplo de ferramenta que pode ser usada para avaliar essa maturidade.

2. Definir a visão e o plano de gestão de portfólio. A visão da gestão de portfólio deve estar alinhada à visão organizacional e apoiar a estratégia e os objetivos da organização. Ela ajuda a definir claramente a direção a ser seguida, e deve refletir os valores culturais, ser significativa para os stakeholders e apoiar os objetivos estratégicos.

O roadmap de gestão de portfólio representa essa visão e é utilizado para implementar a estrutura e os processos em nível organizacional — normalmente distribuído em fases ao longo dos trimestres (avaliação, implementação, melhoria). O plano de implementação precisa contemplar dois esforços principais:

• Promover a mudança cultural — uma abordagem planejada, com liderança forte, gestão eficaz e comprometimento da equipe de gestão.
• Conduzir uma implementação gradual — uma abordagem que aproveite os processos existentes e evolua em direção à visão definida.

3. Implementar os processos de gestão de portfólio. Esta etapa permite colocar em prática os processos, estruturas, ferramentas e mecanismos de governança definidos. Ela envolve, entre outros pontos:

• Identificação e categorização dos componentes
• Priorização de componentes
• Gestão de recursos
• Gestão de riscos e de benefícios
• Monitoramento de desempenho
• Comunicação com stakeholders

Também é o momento de definir papéis e responsabilidades (identificar stakeholders-chave, formalizar níveis de decisão, clarificar responsabilidades entre gestores de portfólio, programa, projetos e PMO), comunicar o plano de implementação (objetivos, benefícios, engajamento dos stakeholders, estratégia de comunicação) e definir o plano de implementação em si (estruturar os processos, estabelecer indicadores de desempenho, implementar ferramentas de monitoramento e capacitar os stakeholders). A mudança de processos de negócio pode ser complexa — um bom planejamento reduz resistências e garante que a implementação seja bem-sucedida e sustentável no longo prazo.

4. Melhorar continuamente os processos de gestão de portfólio. Um plano de melhoria contínua define os objetivos esperados a serem alcançados através de três movimentos: orientar, medir e priorizar. Métricas previamente definidas impulsionam os resultados, promovem a responsabilização pela melhoria do desempenho, e dão visibilidade sobre o desempenho atual dos processos e os resultados obtidos a partir das mudanças implementadas.

Para garantir que as mudanças sejam implementadas de forma controlada, é importante especificar e gerenciar alterações em processos, procedimentos e ferramentas. Depois da implementação, elas devem ser monitoradas para validar se os resultados esperados foram alcançados. Vale lembrar também: além dos próprios processos de gestão de portfólio, é importante identificar processos dependentes ou paralelos que possam impactar seu desempenho — por exemplo, processos de gestão de projetos e programas que não fornecem transparência suficiente sobre o desempenho dos componentes acabam afetando diretamente a otimização e a tomada de decisão do portfólio.