Gestão de Projetos: Como Liderar sem Autoridade?

A vida de um gestor de projetos já não é fácil, mas quando se trabalha em uma organização funcional ou matricial, o desafio dobra de tamanho. Por vezes, precisamos de criar uma relação profissional mais próxima da equipe, em termos de comunicação, que nos permita endereça temas de modo mais informal. Para isto, é necessário conhecer a cultura organizacional e identificar o tipo de perfis dos profissionais que atual em nossos projetos.

E, sempre que iniciamos um novo projeto surge sempre a grande dúvida: como garantir que meu projeto avance quando a equipe está dividida entre várias demandas? Aqui entra a palavra-chave: resiliência.

O Desafio de Gerir Sem Autoridade Formal

Diferente de um ambiente projetizado, onde os recursos respondem diretamente ao gestor de projetos, nas estruturas funcionais e matriciais os profissionais têm compromissos com seus gestores funcionais (seja um coordenador, chefe de secção ou de departamento). Isso significa que as prioridades do seu projeto competem diretamente com as demandas do dia a dia da operação e de outros projetos da área e por este motivo a equipa tende a responder prioritariamente ao seu chefe directo.

E aí vem o problema: você precisa que um recurso execute uma tarefa crítica, mas ele já está comprometido com outra iniciativa indicada pelo gestor; um Gestor de produto tem um papel essencial no seu projeto, mas seu líder funcional exige que ele participe de uma reunião no mesmo horário que acontece as reuniões de status do projeto. Como garantir que seu projeto não atrase?

Influência e Comunicação: Os Ingredientes Chave para o Sucesso

Diante desse cenário, o gestor de projetos precisa se antecipar em perceber a dinâmica das áreas e manter uma comunicação constante com o gestor funcional, de modo a deixar clara as suas necessidades e interesse dentro da equipa. Quanto mais o gestor funcional entender do projeto e apoia-lo, mas fácil será lidar com desafios constantes sem perder o foco nos resultados. Mas o que isso significa na prática?

1. Comunicação Estratégica

Você não tem autoridade sobre os recursos, mas pode influenciar. Use a comunicação como ferramenta de negociação:

• Mantenha um relacionamento próximo com os gestores funcionais para entender suas prioridades e encontrar sinergias.

• Deixe claro o valor do projeto para a organização, demonstrando impacto e benefícios.

• Trabalhe com transparência, informando prazos, riscos e impactos da falta de comprometimento no projeto.

  
  

2. Alinhamento de Expectativas

• Participe do planejamento da alocação de recursos para garantir que seu projeto tenha atenção desde o início.

• Reforce o compromisso dos envolvidos, deixando claro as responsabilidades de cada um.

• Evite surpresas: mantenha atualizações frequentes com os stakeholders e equipes funcionais.

  
  

3. Gestão de Conflitos e Priorização Inteligente

• Adote uma mentalidade flexível, compreendendo as limitações da equipe e buscando alternativas viáveis.

• Negocie prazos realistas que conciliem as necessidades do projeto e as demandas funcionais.

• Demonstre empatia e cooperação, conquistando aliados dentro da organização.

  
  

4. Foco em Resultados e Adaptabilidade

• Seja criativo ao lidar com escassez de recursos e encontre soluções alternativas.

• Use metodologias ágeis para ajustar prioridades conforme a disponibilidade da equipe.

• Mantenha a equipe motivada, reconhecendo o esforço e promovendo um ambiente colaborativo.

Gerenciar projetos sem autoridade formal exige mais do que apenas conhecimento técnico – demanda habilidades interpessoais, resiliência e um alto grau de inteligência emocional.

O sucesso está em influenciar sem impor, negociar sem desgastar e entregar sem ter controle total sobre os recursos.

Se você trabalha em um ambiente funcional ou matricial, abrace o desafio e desenvolva sua resiliência. Afinal, ser um gestor de projetos eficiente não é apenas sobre controlar tarefas, mas sim sobre liderar mesmo sem autoridade!