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Se você está se preparando para se candidatar ao exame PMP® (Project Management Professional), é importante conhecer o novo fluxo de inscrição apresentado pelo PMI.
O processo foi reorganizado e hoje conduz o candidato por etapas bem definidas, desde a formação acadêmica até a revisão final dos dados e o preenchimento do perfil de certificação. Para quem já vinha organizando a candidatura com base no formato anterior, algumas mudanças podem exigir uma revisão das informações antes de iniciar o preenchimento.
A minha recomendação é simples: não comece a candidatura sem antes organizar todas as informações necessárias para este processo. Para iniciar a sua candidatura você irá precisar das datas de projetos, descrição da experiência, formação acadêmica, horas de treinamento e informações pessoais precisam estar consistentes. Quanto mais estruturadas estiverem essas informações, mais simples será preencher o formulário.

Como está organizado o novo processo de candidatura?

No fluxo apresentado pelo PMI, a candidatura ao PMP® está organizada em cinco etapas principais:
1. Formação acadêmica
2. Experiência em gerenciamento de projetos
3. Treinamento profissional em projetos
4. Análise da inscrição
5. Detalhes do perfil de certificação

Ao concluir uma etapa, o candidato avança para a seguinte até chegar à submissão final da candidatura.
Agora, vamos compreender o que você precisa informar em cada uma delas.

1. Formação acadêmica

A primeira etapa é dedicada à formação acadêmica.
O formulário solicita informações como:
• país ou região da sua formação acadêmica
• nível mais alto de escolaridade
• ano de início
• ano de conclusão
• nome da instituição
Atenção, o formulário orienta evitar abreviações ou siglas no nome da instituição.
Embora seja uma etapa relativamente simples, vale a pena conferir antecipadamente como o nome da instituição e a sua formação serão declarados. Isso ajuda a evitar diferenças entre aquilo que você informa na candidatura e os documentos que eventualmente precisará apresentar.

2. Experiência em gerenciamento de projetos

Esta continua sendo uma das partes mais importantes da candidatura.
O formulário deixa claro que a experiência apresentada deve demonstrar uma posição de liderança no projetos, e não apenas ter tido uma participação como um membro de equipe.
Outro ponto importante é que a experiência deve estar compreendida dentro dos últimos 10 anos e que períodos sobrepostos não podem ser contabilizados mais de uma vez.
Para registrar cada experiência, o formulário solicita dados como:
• nome da organização
• cargo
• indicação de que o projeto ainda está em andamento, quando aplicável
• mês e ano de início
• mês e ano de término
• resumo do projeto

Atenção à sobreposição de meses
Este é um ponto que merece sua atenção especial. Imagine que você tenha trabalhado nos seguintes projetos:
Projeto A: janeiro a junho
Projeto B: março a agosto
Você não poderá simplesmente somar seis meses do primeiro projeto com seis meses do segundo e considerar 12 meses de experiência.
Os meses de março, abril, maio e junho ocorreram simultaneamente e, portanto, são contabilizados apenas uma vez.
O próprio formulário do PMI apresenta essa orientação e usa um exemplo semelhante para mostrar que dois projetos realizados no mesmo período não geram meses adicionais de experiência.
Por isso, antes de começar a preencher a candidatura, é recomendável organizar todos os seus projetos numa linha do tempo e identificar possíveis sobreposições.

3. Como preparar o resumo de cada projeto

O novo campo de experiência apresenta um contador de palavras com limite de 100 até 500 palavras e orienta o candidato a resumir o seu papel, o objetivo do projeto, as suas contribuições e os resultados da experiência.
Este ponto é particularmente importante porque a descrição precisa mostrar experiência real de liderança e gerenciamento de projetos.
Uma boa descrição não deve ser apenas uma lista de atividades.
Ela precisa ajudar quem analisa a candidatura a compreender:
Qual era o projeto?
Apresente brevemente o contexto e o objetivo.
Qual era o seu papel?
Deixe clara a sua posição e o nível de responsabilidade.
O que você fez?
Explique as principais responsabilidades, decisões e contribuições relacionadas ao gerenciamento do projeto.
O que foi entregue?
Apresente as principais entregas.
Qual foi o resultado?
Sempre que possível, indique resultados alcançados pelo projeto.
O objetivo não é escrever uma descrição excessivamente longa, mas apresentar informação suficiente para demonstrar que a experiência declarada está relacionada à liderança e ao gerenciamento de projetos.

4. A experiência agora é muito mais orientada pelas datas

Outra diferença importante é a forma como a experiência aparece no processo.
O candidato registra o mês e o ano de início e de término de cada experiência, enquanto o próprio formulário acompanha o progresso dos meses necessários.
No exemplo apresentado no documento, o sistema mostra diretamente o número de meses registrados em relação à quantidade necessária para aquela candidatura.
Isso torna a organização cronológica dos projetos ainda mais importante.
Um simples erro de data pode alterar significativamente o total de experiência elegível.

5. Treinamento profissional em projetos

Depois da experiência, o candidato deve informar o treinamento profissional em gerenciamento de projetos.
O formulário apresentado pelo PMI indica a necessidade de pelo menos 35 horas de treinamento profissional em projetos e apresenta um contador de progresso dessas horas.
Para cada treinamento, o candidato deve informar:
• como o treinamento foi realizado;
• organização responsável pelo treinamento;
• título do curso;
• número de horas concluídas.
O formulário diferencia, por exemplo, treinamento realizado ao vivo com instrutor (Sessões ao vivo ou presencial) e treinamento realizado em ritmo próprio/sob demanda (Sessões gravadas).
Portanto, antes de chegar a essa etapa, tenha em mãos os dados do curso utilizado para comprovar as horas de formação.

6. O PMI permite revisar tudo antes do envio

Uma melhoria importante do fluxo é a etapa de análise da inscrição pelo candidato.
Antes de prosseguir para a submissão, o você pode revisar as informações inseridas nas etapas anteriores.
O formulário apresenta, numa única área, os dados relativos à:
• formação acadêmica;
• experiência em gerenciamento de projetos;
• treinamento profissional.
Também existem opções para editar as informações antes de continuar.
Vale a pena aproveitar esta etapa para fazer uma revisão cuidadosa.
Não confira apenas erros de digitação.

Verifique principalmente se:
• as datas dos projetos estão corretas;
• os períodos não foram duplicados;
• os cargos estão consistentes;
• as descrições representam realmente o seu papel;
• as horas de treinamento estão corretas;
• os nomes das instituições foram informados corretamente.

7. Detalhes do perfil de certificação

Depois da revisão da candidatura, ainda existe uma etapa dedicada aos detalhes do perfil de certificação.
O formulário apresentado no documento solicita informações relacionadas à localização e identificação do candidato, incluindo:
• país ou região onde fará o exame;
• país de cidadania;
• sobrenome;
• nome;
• nome do meio, quando aplicável;
• data de nascimento;
• endereço;
• telefone;
• endereço de e-mail;
• nome que deverá aparecer no certificado.
O formulário também pergunta se você necessita de acomodações para o exame e apresenta o acordo de inscrição para certificação antes do envio final.
Um detalhe importante: o próprio formulário orienta que o nome e o endereço sejam informados de acordo com a identificação oficial que será utilizada para o exame.
Por isso, vale conferir esses dados antes de concluir a candidatura.

O que mudou na prática para quem vai se candidatar?
O novo processo reforça algo que já era importante: a candidatura PMP® precisa ser preparada antes de ser preenchida.
Não é recomendável entrar no portal e começar a inserir projetos de memória.
Você precisará reunir informações de diferentes períodos da sua carreira e garantir que elas façam sentido quando analisadas em conjunto.
Entre os principais pontos de atenção estão:
• identificar corretamente quais experiências demonstram liderança de projetos;
• verificar se as experiências estão dentro do período aceito;
• calcular corretamente os meses sem duplicar períodos sobrepostos;
• estruturar adequadamente os resumos dos projetos;
• organizar os dados da formação acadêmica;
• confirmar as horas de treinamento;
• revisar as informações antes da submissão.

Foi justamente para ajudar nesse processo de preparação que criei um Guia de Elegibilidade PMP® – Método 3P.